Yrityksen ydintiedon eli Master Datan hallinta

Useimmat yritykset tunnistavat hyvin ne tiedonhallinnan erityiset vaikeudet, jotka liittyvät master dataan (ydintietoihin) eli perustietoihin yrityksen asiakkaista, tuotteista, kumppaneista, palveluista yms.

Master datan hallinta -termillä tarkoitetaan yleensä staattisia tai harvahkoon tahtiin muuttuvia perustietoja, joihin liiketoimintatapahtumat eli transaktiot viittaavat tai joita ne koskevat. Nämä tiedot ovat eri syistä usein pirstaloituneina ja/tai monistuneina organisaation tai yrityksen eri yksiköissä, maantieteellisesti hajallaan ja erillisistä operatiivisista sovelluksista hallinnoituja.

Yleisesti master datan hallinta voi sisältää mm. seuraavia laatutavoitteita:

  • Oikeellisuus – yrityksen käyttämien perustietojen osalta on voitava kontrolloida, kuinka tietoelementit on luotu (kuka/mikä/missä/milloin) ja millä perusteilla niiden sisältö on tarkistettu tai varmistettu
  • Täydellisyys– tietolähteiden saavutettavuus tai liitettävyys maantieteellisistä tai teknologisista tms. rajoituksista riippumatta on tärkeätä, että päivittäisessä päätöksenteossa voidaan hyödyntää kattavasti kaikkia yrityksen eri sovelluksiin talletettuja ja ulkoisista lähteistä saatavia tietoja
  • Eheys/yksikäsitteisyys – pirstoutuneet tai siiloutuneet (toisistaan erillään toimivat) liiketoimintaa tukevat operatiiviset sovellukset voivat tuottaa ja ylläpitää erilaisia versioita tai näkemyksiä samoja asioita koskevista tietosisällöistä, joiden pohjalta oikean tietosisällön muodostaminen ja virheettömien summaraporttien toteuttaminen on vaikeaa tai mahdotonta
  • Oleellisuus/vaikuttavuus – vain oleellinen ja tarpeellinen tieto on arvokasta ja parantaa käyttäjänsä tuottavuutta
  • Ajankohtaisuus/tuoreus – tiedosta tulee hyödytöntä, harhaanjohtavaa tai jopa vaarallista, jollei sitä saada tuotetuksi silloin kun sitä tarvitaan ja sinne missä sitä tarvitaan.

Tiedon vastaanottamisen menetelmät

Tietoja vastaanotetaan yrityksen sovellusjärjestelmiin eri tavoilla. Ne voivat olla peräisin sähköpostista, fakseista tai kirjeistä, joista ne tallennetaan automaattisesti tai manuaalisesti yrityksen asiakasrekistereihin ja toiminnanohjausjärjestelmiin sekä mahdollisesti muihin liiketoimintaa tukeviin sovelluksiin. Tiedot voivat olla peräisin myös automaattisista kumppaniyhteyksistä (B2B-gateways), niitä voidaan kerätä yrityksen itsepalveluportaaleista, palvelunumeroihin tulleista soitoista, asiakkailta, työntekijöiltä tai kumppaneilta. Nopeasti yleistyvät pilvipalvelut ja ulkopuolisilta toimittajilta ostetut tai vuokratut sovellukset tuottavat usein suuria tietomääriä ja aiheuttavat siten huomattavan tiedonlaadun tarkistamisen tarpeen. On arvioitu, että yrityksissä tallennetun tiedon määrä monikymmenkertaistuu vuosittain.

Miten varmistaa tiedon oikeellisuus ja eheys?

Yrityksen tiedonhallinnan (EIM, Enterprise Information Management) tavoitteena on näissä haastavissa oloissa varmistaa tiedon oikeellisuus, eheys, yksikäsitteisyys ja vaikuttavuus siten kuin yllä on esitetty. Käytännössä näiden saavuttaminen edellyttää:

  • Tiedonlaadun hallintajärjestelmää – tällä pyritään kontrolloimaan sekä järjestelmien välisen kommunikaation että niiden tallettamien tietovarastojen tietosisällön laatua annettujen yleisten (sovelluksista riippumattomien) kriteerien mukaan
  • Master datan hallintajärjestelmää – tämän avulla mallinnetaan ja tallennetaan yrityksen laajuisella tavalla asiakkaita, tuotteita, palveluita, työntekijöitä jne koskevien lliketoimintasovellusten sisältämien perustietojen “synteesi”: toteutus perustuu toimivaan reaaliaikaiseen sovellusintegraatioon ja tietojen synkronointia ohjaavan teknologian hyödyntämiseen

Ota yhteyttä ja kysy lisää Infobuildin tiedonhallinta-ratkaisuista »