Suomen Akatemia luottaa WebFOCUSiin

Suomen Akatemia rahoittaa korkealaatuista, innovatiivista ja uusiin tieteellisiin läpimurtoihin tähtäävää tutkimusta vuonna 2011 noin 335 miljoonalla eurolla, ja sen rahoittamissa hankkeissa työskentelee noin 6000 henkilöä. Toiminta vaatii taustalleen luotettavan ja monipuolisen raportointityökalun. Hyväksi havaittu WebFOCUS on ollut Akatemian käytössä yli kymmenen vuotta.

InfoBuildin ja Suomen Akatemian yhteistyö alkoi vuonna 1997. Akatemia haki raportointijärjestelmän toimittajaa, jolle se saattoi ulkoistaa järjestelmän teknisen kehittämisen ja keskittyä itse raportoinnin tarpeiden ja toiminnallisuuksien kartoittamiseen.

InfoBuildin tarjoama raportointijärjestelmä WebFOCUS yhdessä konsultointipalveluiden kanssa sopi hyvin Akatemian tarpeisiin.
”Osaltaan InfoBuildin valintaan toimittajaksi vaikutti se, että InfoBuild tuo maahan, myy ja konsultoi tuotetta itse. Mitä vähemmän byrokratiaa ja toimijoita, sen jouhevammin yhteistyö toimii”, toteaa järjestelmäpäällikkö Reino Viita Suomen Akatemiasta.

WebFOCUSia käytetään Akatemiassa monipuolisesti. Eniten järjestelmää käytetään seurantaan ja tilastointiin. Uusin sovellus on tutkimusrahoitukseen liittyvä maksatuspyyntöjen asiatarkastus- ja hyväksymisjärjestelmä SALLI, jonka kautta hoidetaan vuosittain noin 15 000 maksatuspyyntöä. Tämä tarkoittaa lähes 300 miljoonan euron rahaliikennettä.

”WebFOCUS-järjestelmä perustuu eri lähteistä koottujen tietojen kokoamiseen tietovarastoon ja tietovaraston hyväksikäyttöön. Kaikkien rahoitettavien projektien tiedot ovat samassa tietovarastossa. Muun muassa rahoituspäätöksiä ja tutkimusprojektien tuotoksia on helppo kuvata järjestelmän avulla”, kertoo tietohallintoasiantuntija Pirjo Petäjäjärvi Akatemiasta.

Yliopistouudistus synnytti Sallin

Yliopistot siirtyivät vuonna 2010 valtionhallinnon ulkopuolelle. Sen seurauksena tutkimusrahoitukseen liittyvä rahaliikenne ja valvonta oli järjestettävä uudelleen. Uudistuksen myötä kaikki rahoituksen saajat ovat muodollisesti valtionavun saajia ja Akatemia vastaa maksuliikenteen koordinoinnista.

”Tieto muutoksesta tuli lyhyellä varoitusajalla. Emme uskoneet sen edes toteutuvan. Ehdimme kuitenkin kehittää järjestelmän ennen maailmamme mullistumista. InfoBuild onnistui Sallin kehitystyössä kiitettävästi ja vieläpä inhimillisellä työmäärällä. SALLI otettiin käyttöön puolitoista vuotta sitten”, Viita kertoo.

WebFOCUSilla toteutettu tietovarasto kerää tietoa rahoitusprosessin eri vaiheissa Akatemian järjestelmistä, Logican Rondo-järjestelmästä sekä valtion toiminnanohjaus- ja seurantajärjestelmästä (KIEKU). SALLIn toiminta pohjautuu tietovaraston hyväksikäyttöön. Itse maksatus hoidetaan Akatemian ulkopuolisissa palvelukeskuksissa.

Monipuolisuus on WebFOCUSin valtti

Vuosien myötä WebFOCUSin hyödyntäminen on monipuolistunut.
”WebFocus sujuvoittaa asiantuntijoidemme työtä, sillä he saavat tiedot järjestelmästä valmiiksi pureskeltuina ja valmiina jatkokäyttöä varten”, Petäjäjärvi sanoo.

Muun muassa yksi Akatemian ulkoisten internet-sivujen suosituimmista palveluista, rahoituspäätöshaku, on kehitetty WebFOCUSilla.

Petäjäjärven mukaan palvelulla on jopa enemmän kävijöitä kuin sivustolla, jolta rahoitusta haetaan. Rahoituspäätöshaulla voi hakea tietoa oman kiinnostuksen mukaan, ja sivusto houkutteleekin niin tutkijoita, lehdistöä kuin muuten asiasta kiinnostuneita.
”Hakupalvelu on helpottanut tutkimuksen yksikköjemme työtä, sillä aikaisemmin ilmoitimme rahoituspäätöksistä e-kirjeenä. Myös puhelujen määrä on vähentynyt huomattavasti”, Petäjäjärvi kertoo.

Tulevaisuudessa WebFOCUSia on tarkoitus hyödyntää yhä monipuolisemmin. Muun muassa taloussuunnittelujärjestelmää tullaan uudistamaan ja laajentamaan lähiaikoina. Myös tiedon analysoinnin tarve lisääntyy koko ajan.

Akatemian toiminta muuttuu jatkuvasti. Muutos edellyttää raportointijärjestelmän kehittämistä tarpeiden mukaan.
”Tutkimusrahoituspolitiikkaa toteutettaessa meidän on oltava ajan hermolla, mieluiten jopa edellä sitä. Raportointitarpeet muuttuvat varsin nopeasti, joten järjestelmän kehitystyön on oltava jatkuvaa. On tärkeää, että saamme InfoBuildilta asiantuntevaa konsultointia lyhyelläkin varoitusajalla”, Viita toteaa.

Kyllä, haluan datastani kaiken irti.

Ottakaa minuun yhteyttä